„Jednostka lokalna”? Czyli co - ja i mój fotel?
„Jednostka lokalna” brzmi jak kolejny skomplikowany termin urzędowy, który pojawia się gdzieś pomiędzy REGON-em, RPWDL a strukturą organizacyjną placówki.
W praktyce pojęcie jest znacznie prostsze, choć warto rozumieć je prawidłowo.
Najprościej mówiąc, jednostka lokalna jest związana z miejscem, w którym prowadzona jest działalność. W przypadku podmiotów leczniczych szczególne znaczenie ma to, że zakłady lecznicze są traktowane w rejestrze REGON jako odrębne jednostki lokalne.
Dlatego podczas organizowania przychodni, centrum medycznego czy innego podmiotu leczniczego nie wystarczy patrzeć wyłącznie na przedsiębiorcę. Trzeba również prawidłowo określić strukturę miejsc, w których działalność będzie faktycznie prowadzona.
Czym jest jednostka lokalna?
GUS definiuje jednostkę lokalną jako zorganizowaną całość – np. zakład, oddział lub filię – położoną w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność przez co najmniej jedną osobę pracującą.
W przypadku działalności leczniczej obowiązuje dodatkowa zasada:
zakłady lecznicze podmiotu leczniczego są odrębnymi jednostkami lokalnymi.
W praktyce oznacza to, że trzeba rozróżnić przedsiębiorcę lub spółkę od struktury organizacyjnej, za pomocą której faktycznie prowadzona jest działalność lecznicza.
Przedsiębiorca a jednostka lokalna – to nie jest to samo
To jedno z najczęstszych źródeł nieporozumień.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, wpis w CEIDG identyfikuje Ciebie jako przedsiębiorcę.
Jeżeli działalność prowadzi spółka, przedsiębiorcą jest odpowiednio ta spółka.
Natomiast jednostka lokalna opisuje organizacyjne miejsce prowadzenia działalności.
Można więc w dużym uproszczeniu powiedzieć:
przedsiębiorca = kto prowadzi działalność,
jednostka lokalna = gdzie i w jakiej strukturze działalność jest prowadzona.
To rozróżnienie zaczyna mieć szczególne znaczenie przy tworzeniu podmiotu leczniczego.
A gdzie w tym wszystkim jest zakład leczniczy?
Podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą za pośrednictwem swojej określonej struktury organizacyjnej.
Jednym z jej podstawowych elementów jest zakład leczniczy.
I właśnie tutaj łączą się przepisy dotyczące działalności leczniczej z rejestrem REGON.
Na potrzeby rejestru REGON zakład leczniczy podmiotu leczniczego traktowany jest jako odrębna jednostka lokalna.
Dlatego przy zakładaniu placówki trzeba prawidłowo ustalić nie tylko:
- kto będzie przedsiębiorcą,
- gdzie będzie znajdowała się placówka,
ale również:
- jaka będzie struktura podmiotu,
- jaki lub jakie zakłady lecznicze zostaną utworzone,
- w ilu lokalizacjach będzie prowadzona działalność,
- jakie jednostki i komórki organizacyjne będą funkcjonowały w ramach tej struktury.
Te decyzje mają później znaczenie przy przygotowywaniu danych do rejestrów oraz dokumentacji organizacyjnej placówki.
Dlaczego jednostka lokalna ma własny REGON?
Podstawowy numer REGON przedsiębiorcy składa się z 9 cyfr.
Natomiast numer identyfikacyjny jednostki lokalnej ma 14 cyfr. Pierwszych dziewięć cyfr odpowiada numerowi REGON podmiotu, który tę jednostkę utworzył, kolejne cyfry identyfikują konkretną jednostkę lokalną.
Dlatego potocznie można spotkać określenia:
„REGON 14”, „REGON lokalny” albo „REGON zakładu leczniczego”.
Nie jest to drugi, niezależny przedsiębiorca.
To numer służący do identyfikacji konkretnej jednostki lokalnej w strukturze danego podmiotu.
Dlaczego ma to znaczenie przy RPWDL?
Przygotowanie wpisu do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą nie polega wyłącznie na wpisaniu nazwy firmy i adresu gabinetu.
Trzeba odwzorować rzeczywistą strukturę działalności leczniczej.
Dlatego jeszcze przed przygotowaniem wniosku warto ustalić:
- strukturę podmiotu leczniczego,
- zakład lub zakłady lecznicze,
- miejsca udzielania świadczeń,
- jednostki organizacyjne,
- komórki organizacyjne,
- zakres działalności prowadzonej w poszczególnych miejscach.
Dopiero wtedy można prawidłowo połączyć informacje znajdujące się w REGON, RPWDL i dokumentacji organizacyjnej podmiotu.
„Mam tylko jeden gabinet. Czy mnie też to dotyczy?”
Wielkość placówki nie jest najważniejszym kryterium.
Mały gabinet, kilkuosobowa przychodnia i duże centrum medyczne mogą mieć zupełnie inną skalę działalności, ale w każdym przypadku trzeba ustalić formę wykonywania działalności leczniczej i właściwą dla niej strukturę.
Nie należy więc zakładać:
„Mam tylko jeden adres, więc temat jednostki lokalnej mnie nie dotyczy”.
Najpierw trzeba ustalić, czy działalność prowadzona jest jako praktyka zawodowa, czy jako podmiot leczniczy, ponieważ są to różne formy wykonywania działalności leczniczej i wiążą się z inną konstrukcją wpisu do RPWDL.
W przypadku podmiotu leczniczego zakład leczniczy stanowi odrębną jednostkę lokalną w rozumieniu zasad rejestru REGON.
A jeśli mam kilka lokalizacji?
Tutaj prawidłowe zaplanowanie struktury staje się jeszcze ważniejsze.
Jeżeli świadczenia mają być udzielane w kilku miejscach, przed dokonaniem zgłoszeń warto ustalić:
- które lokalizacje tworzą jednostki lokalne,
- jak będzie wyglądała struktura zakładów leczniczych,
- jakie jednostki i komórki będą funkcjonowały w poszczególnych miejscach,
- czy dane w REGON będą spójne z planowanym wpisem do RPWDL.
Nie warto tworzyć tej struktury przypadkowo.
Późniejsza zmiana sposobu organizacji placówki może oznaczać konieczność aktualizowania kilku różnych rejestrów i dokumentów.
Najczęstsze nieporozumienia dotyczące jednostki lokalnej
„Mam działalność gospodarczą, więc wszystko jest już zarejestrowane”
Nie zawsze.
Rejestracja przedsiębiorcy i rejestracja jego jednostek lokalnych to dwa różne zagadnienia.
„Jednostka lokalna to po prostu kolejna firma”
Nie.
Jednostka lokalna jest częścią struktury danego podmiotu. Nie oznacza utworzenia nowego, niezależnego przedsiębiorcy.
„Mam tylko jedną placówkę, więc nie potrzebuję żadnej struktury”
Nawet przy jednej lokalizacji warto prawidłowo ustalić strukturę przed przygotowaniem wpisu do RPWDL.
„Najpierw zrobię RPWDL, a później pomyślę nad strukturą”
To częsty błąd.
Najpierw warto zaprojektować sposób działania placówki, a dopiero później odwzorować go w rejestrach.
Jednostka lokalna to element większej układanki
Samo uzyskanie numeru REGON nie powinno być celem.
Najważniejsze jest zachowanie spójności pomiędzy:
przedsiębiorcą → zakładem leczniczym → jednostką lokalną → REGON-em → strukturą organizacyjną → RPWDL → rzeczywistym sposobem działania placówki.
Jeżeli te elementy zostaną dobrze zaplanowane na początku, późniejsza rejestracja i organizacja podmiotu są znacznie prostsze.
Podsumowanie
Warto zapamiętać przede wszystkim jedno:
przedsiębiorca i miejsce oraz struktura, w których prowadzi działalność, nie są tym samym.
W podmiotach leczniczych ma to szczególne znaczenie, ponieważ zakład leczniczy jest traktowany w rejestrze REGON jako odrębna jednostka lokalna.
Dlatego przy otwieraniu placówki warto najpierw dobrze zaprojektować jej strukturę, a dopiero później składać kolejne wnioski.
Planujesz otwarcie gabinetu, przychodni lub centrum medycznego?
Wspieram podmioty lecznicze w przygotowaniu struktury organizacyjnej, formalności rejestrowych, dokumentacji oraz całego procesu operacyjnego poprzedzającego rozpoczęcie działalności.
Partner operacyjny podmiotów leczniczych
Dokumenty dla Gabinetu
